Проверка первичной учетной документации

проверка первичной учетной документации

В начале года был внесен ряд изменений в документооборот и формы разных документов, в том числе тех, которые относятся к первичной отчетности, лежащей в основе всего бухучета на предприятии. В связи с этим МНС опубликовало официальное письмо, в котором были даны разъяснения, наличие каких реквизитов указывать и проверять необходимо в обязательном порядке. Сейчас мы разберёмся, как проводится проверка первичной учетной документации.

Кому и для чего нужна проверка первичной учетной документации

Это информация будет полезна как отправителю, так и получателю, и позволит предотвратить целый ряд проблем с налоговой впоследствии. Ведь с января этого года обязанность проверять первичные документы плательщиками закреплена в Налоговом кодексе. Кроме того, необходимо проверить принадлежность документов отправителю и действительность бланка. Для этого можно воспользоваться банком данных, в котором собраны образцы действующих документов организаций и индивидуальных предпринимателей Беларуси.

При этом с января этого года контролировать полноту, правильность и достоверность данных обязаны не только организации, но и индивидуальные предприниматели.

Такой контроль призван стать дополнительным пунктом проверки достоверности налоговых платежей. Он должен помочь предотвратить негативные последствия уменьшения налогооблагаемой базы. Таким образом, будет дополнительно контролироваться своевременность и полнота платежей в бюджет.

Проверка первичной учетной документации на соответствие законодательству

Проверка первичных документов на предмет соответствия требованиям законодательства имеет большое значение, т.к. на базе этих документов формируется бухгалтерская отчетность и ведется весь учет. В законе «О бухгалтерском учете и отчетности» конкретно оговорен перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в документах:

  • название самого документа,
  • дата составления документации,
  • название организации или фамилия с инициалами индивидуального предпринимателя,
  • основание и сведения о хозяйственной операции,
  • стоимость,
  • количественное выражение при возможности подсчета,
  • должности с фамилиями и инициалами ответственных лиц.

Наряду с этим необходимо учитывать, что форма документов разрабатывается, а затем утверждается госорганами. Перечень таких документов утверждает Совмин (например, товарно-транспортные, товарные накладные). Документы с определенной степенью защиты требуют проверки не только наличия всех реквизитов, но еще правильности их заполнения и оформления операций на бланках строгой отчетности, действительности и принадлежности самих бланков.

Документация, которая не входит в список, может оформляться в соответствии с общими требованиями и содержать обязательные реквизиты.

Электронная база бланков и документов

Электронная база содержит сведения и образцы установленных бланков и документов с определенной степенью защиты. Эта информация находится в свободном доступе в интернете, что позволяет каждому найти сведения о приобретенных бланках, времени их покупки, данные о бланках, признанных недействительными.

Для получения информации достаточно ввести код, номер, серию документа. После этого выводится информация с указанием УНП, наименования организации, времени приобретения бланков. В части недействительных бланков документов указывается причина и дата признания их таковыми. Необходимо напомнить, что основанием для причисления бланков к недействительным может стать утрата, хищение, порча, повреждение, запрет использования, брак, уничтожение и т.д.

Использование базы позволяет проверить полноту и достоверность данных организации, принадлежность бланков, действительность, дату их приобретения, которая не может быть более поздней, чем дата оформления документации.

Если организация или индивидуальный предприниматель не располагают возможностью подключения к интернету, то они могут обратиться с заявлением в налоговую для предоставления им необходимой информации.

Электронные накладные

В 2015 организации получили право оформлять товарно-транспортные и товарные накладные в электронном виде. Передача отчетности в электронном виде осуществляется аттестованными провайдерами. Перечень таких организаций размещен на официальном сайте научно-практического центра академии наук. На данный момент их всего 5.

По форме накладные в электронном виде не отличаются практически от документов, оформленных на бумажных носителях, и содержат все обязательные реквизиты. При этом на них отсутствуют подписи уполномоченных, но необходимо указывать международный идентификационный код предприятия и товара. Достоверность данных и время создания подтверждается электронной подписью.