Документооборот и новые формы документов в 2019 году

документооборот

На первичных документах базируется весь документооборот, а также бухгалтерский учет. Изменения и дополнения, которые произошли в 2019, требуют внимания. Ведь это позволит правильно оформлять и отражать операции с марта этого года.

Постановлением за номером 39 от 13 марта 2019 года Минюстом был внесен ряд изменений в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и иных организациях, а с первого марта Нацбанк изменил форму заявления о снятии валюты зарубежных государств в виде наличных денежных средств. На что стоит обратить внимание при оформлении документов, рассмотрим далее.

Хранение электронных документов

Поступление документа на бумажном носителе, допускает его перевод в электронный формат с целью ускорить документооборот внутри организации. При этом постановлением изменен порядок хранения документации, которая оформлена в электронном виде. Необходимо помнить, что электронная документация, как и сведения на бумажных носителях подлежит хранению на протяжении определенного срока. На данный момент срок хранения первичных учетных документов составляет до 10 лет. Если организация обеспечивает сохранность данных, то дублировать электронную информацию в виде бумажных документов не обязательно.

При отсутствии условий для хранения информации в электронном виде требуется создать архив в бумажном виде. Вся документация должна быть оформлена и подписана в соответствии с установленными правилами. Наличие проблем с оформлением оригиналов позволяет создавать копии электронных документов, которые заверяются в установленном порядке.

Требуется отметить, что после внесения изменений в инструкцию по делопроизводству организация имеет право заверять документы, которые:

  • входят в личное дело сотрудников,
  • изданы предприятием самостоятельно,
  • получены предприятием для подтверждения прав, полномочий, обязанностей.

Электронный архив и регистрация документов

Для учета документации в делопроизводстве организаций, у которых малый документооборот, используются журналы регистрации документов. Данный вид учета имеет свои ограничения и используется в организациях, где за календарный год используется не более 600 документов. Новое постановление позволяет вводить в журнале дополнительные графы, которые содержат информацию о получении конкретного сообщения и виде поступившего документа, а также сроках получения ответа на электронное послание.

В конце года на предприятии оформляется сводная номенклатура дел, в которой производится их подсчет. При этом требуется провести классификацию дел, среди которых выделяют электронные, информационные, а также гибридные. Касательно последних – формируется дело из документов на бумажных носителях, к которым прилагается цифровая информация.

Электронные варианты писем

Форма официальных писем, которые используются организациями в переписке, а также для подачи сведений в официальные инстанции, утверждена официально. Электронный документооборот позволяет использовать электронные письма, которые при этом должны соответствовать существующим требованиям. Основное внимание следует обратить на шапку письма, в которой информацию отражают на русском и белорусском языке. В обязательном порядке в шапке указывают:

  • название главенствующей организации,
  • собственное название предприятия,
  • адрес организации,
  • контактные данные для связи с компанией,
  • коммерческие реквизиты.

Особенностью электронного документа стало то, что в графе адресата обязательно указывают адрес электронной почты получателя.

Заявление на снятие зарубежной валюты в виде наличных денег

Изменения, которые коснулись формата заявления, можно найти в инструкции за номером 185 в третьей ее части в пункте 14. Само заявление можно подать как в электронном виде дистанционно через банковскую систему, так и предоставить на бумажном носителе. При этом порядок заполнения и обязательные реквизиты документом не определены.

Для проведения операции необходимо указать цель, для которой необходима иностранная валюта, обосновать операцию, указав конкретные документы, на основании которых проводятся сделки с использованием иностранной валюты. Кроме того, в пункте о содержании операции может потребоваться указать конкретный пункт или законодательный акт, на основании которого организация использует наличные валютные средства.